ERCİYES ÜNİVERSİTESİ ÖĞRENCİ KULÜP VE TOPLULUKLARI YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL İLKELER
KAPSAM VE DAYANAK
Madde 1. 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu’nun 2880 sayılı kanunla değişik 46. ve 47. maddeleri ile “Yükseköğretim Kurumları Mediko-Sosyal Sağlık Kültür ve Spor İşleri Dairesi Uygulama Yönetmeliği” hükümleri gereğince hazırlanan bu Yönerge; ders dışı öğrenci çalışmalarının yürütülmesi ve etkinliklerin düzenlenmesi ile ilgili esasları kapsar.
AMAÇ
Madde 2. Bu Yönerge’nin amacı; sosyal, kültürel ve sportif faaliyetlerle üniversite öğrencilerinin moral ve kişisel gelişimlerini desteklemek, boş zamanlarını değerlendirmelerini dinlenmelerini sağlamak, akademik gelişmelerine katkıda bulunmak üzere oluşturulacak öğrenci kulüpleri / topluluklarının kuruluş ve işleyişine ilişkin usul ve esasları düzenlemektedir.

İKİNCİ BÖLÜM

ÖĞRENCİ ÇALIŞMALARI KOMİSYONU
KURULUŞ VE İŞLEYİŞİ
Madde 3. Rektör tarafından, Komisyon Başkanı olarak görevlendirilen bir Rektör Yardımcısı Başkanlığında; her üç yılda bir Eylül ayında Üniversite Senatosu’nun belirleyeceği üç öğretim elemanı, Genel Sekreter/Genel Sekreter Yardımcısı, Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanı, Öğrenci Konseyi Başkanından oluşan yedi kişilik bir “Öğrenci Çalışmaları Komisyonu (ÖÇK)” kurulur. Öğrenci çalışmaları bu Komisyon ve öğrenci toplulukları tarafından programlanır ve yürütülür.
Madde 3.1. “Öğrenci Çalışmaları Komisyonu”nun Görev ve Sorumlulukları
Öğrenci çalışmalarının 2547 Sayılı Kanun’da belirtilen Yükseköğretim amaçlarına uygunluğunu ve bu Yönerge ile belirlenen usul ve esaslar içerisinde çalışmalarını sağlamak,
       a. Yönetim organları ile öğrenci toplulukları arasındaki iletişim görevini yürütmek ve koordinasyonu sağlamak,
       b. Öğrencilerin ders dışı, sosyal, kültürel, bilimsel ve sportif çalışmalarının yürütülmesini programlamak, programların uygulanmasını denetlemek ve öğrencilerin bu etkinliklere katılımını teşvik etmek,
       c. Öğrenci çalışmalarını yönlendirmek amacıyla, öğrenci toplulukları kurmak, öğretim elemanları içinden topluluklara danışman görevlendirmek, topluluk çalışmalarını denetlemek, gerekirse topluluk çalışmalarına ara verilmesini veya son verilmesini Rektörlük Makamı’na önermek,
       d. Öğrenci çalışmaları ile ilgili bütçe taslağını hazırlayıp Üniversite Yönetim Kurulu’na sunmak,
     e.Öğrenci çalışmaları için Üniversite bütçesine konulmuş ödeneğin dengeli bir biçimde kullanılmasını sağlamak, üniversite içi ve üniversite dışı kaynaklardan elde edilen yardımların alınış ve sarf edilişini denetlemek,
      f. Üniversitenin öğrenci çalışmaları için tahsis ettiği oda ve araç-gereçlerin en yararlı şekilde kullanılmasını ve korunmasını sağlamak,
       g. Toplulukların ambar ve ayniyat kayıtlarının tutulmasını ve denetlenmesini sağlamak,
       h. Etkinliklerin tanıtım ve duyuruların yapılmasını sağlamak.
       i. Öğretim yılı sonunda öğrenci çalışmaları ile ilgili bir rapor hazırlayıp Üniversite Senatosu’na sunmak.
Madde 3.2. ÖÇK, toplulukların danışman ve başkanlarını yılda en az iki kez toplantıya çağırır. Toplantıda toplulukların çalışmaları hakkında görüşmelerde bulunur. Mazeret göstermeksizin üst üste iki toplantıya katılmayan topluluk Danışman/Başkanın görevine son verir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI
Tanım
Madde 4. Her biri farklı olmak üzere, öğrencilerin ders dışı zamanlarında ilgi duydukları sosyal, kültürel, bilimsel ve sanatsal çalışmalar ile spor ve beceri alanlarında programlar oluşturmak, etkinlikler düzenlemek suretiyle öğrencilerin her yönden gelişmelerini sağlamak amacıyla kurulmuş öğrenci topluluklarını ifade eder.
Kuruluş
Madde 4.1. Topluluk kuruluş ve işleyişi ile ilgili başvurular ÖÇK’ya yapılır. Topluluk kurmak isteyen öğrenciler akademik danışmanın adı, yedi kişilik geçici Yönetim Kurulu ve en az yirmi kişiden oluşan üye listesini, topluluğun kuruluş gerekçesi, amacı ve çalışmalarını içeren bir dilekçe ile birlikte ÖÇK’ya sunar.
Madde 4.2. Başvurusu incelenen topluluğun ÖÇK’nın olumlu görüşü ve Rektörlüğün onayı ile geçici olarak kuruluşuna izin verilir. Topluluk başvurusunda belirtilen amaca uygun olarak bir yıl
içinde üç etkinlik düzenlemiş, bu dönemde yine topluluk Yönetim ve Denetim Kurulları ve yedeklerinin en az iki katı kadar üye kaydetmiş ise Rektörlüğün onayı ile resmen kurulmuş olur. Resmen kuruluşuna izin verilen topluluk gelecek dönem başında Genel Kurulu toplayarak, Yönetim Kurulu’nu seçer. Bu süre içerisinde yeterli sayıda üye kaydı gerçekleşmez ve Genel Kurul toplantısı yapılmaz ise o topluluğun başvurusu düşer.
Madde 4.3. Sadece bir akademik birime ve bölüme yönelik çalışma yapmak üzere birim veya bölüm adı ile topluluk kurulamaz. Bu tür topluluklar “Meslek Tabanlı Öğrenci Topluluğu” olarak Birim/Bölüm içi öğretim elemanlarının en az birinin danışmanlığında kurulabilir. Topluluk kurma başvurusu danışman(lar) tarafından Dekanlık yada Müdürlüklere yapılır. Çalışma ilkeleri ÖÇK’ya incelettirilen topluluk, bu Kurulun olumlu görüşü ve Rektör onayıyla kurulmuş olur. Bu toplulukların etkinlikleri danışmanın önerisi ve Bölüm Başkanının olumlu görüşüyle planlanıp, gerçekleştirilebilir.
Üniversite ölçeğinde ve üniversiteyi temsil eder nitelikteki etkinlikleri için ise ÖÇK’dan olur alınması gerekir.
Madde 4.4. Topluluklara olanaklar ölçüsünde iletişim büroları ve topluluk odaları verilir.
Madde 4.5. Öğrenci Toplulukları Çalışma Alanları ve Çalışma Esasları
       a. Toplulukların her biri ayrı konularda çalışır. Çalışma alanlarına giren konularda özel çalışma ve etkinlik grupları oluşturabilirler,
       b. Çalışma alanlarında konferans, sempozyum, seminer, açık oturum, söyleşi, konser, tiyatro, yarışma, sergi, teknik gezi, sportif çalışmalar gibi etkinlikler düzenleyebilirler,
       c. Topluluklar üniversitenin akademik ortamına uygun düşmeyen çalışmalar yapamazlar, yaptıkları takdirde çalışmalarına son verilir,
       d. Topluluklar kendi çalışma alanının dışına çıkamaz ve diğer toplulukların çalışmalarını yapamazlar. Ancak topluluklar ortak etkinlikler düzenleyebilirler,
       e. Topluluklar aynı alanda çalışan kuruluşlarla ve diğer üniversitelerin öğrenci toplulukları ile ÖÇK’nın bilgisi ve yönetim organlarının onayı ile ortak etkinliklerde bulunabilir, değişim programı uygulayabilirler,
       f. Topluluklar yıllık çalışma programlarını ÖÇK’ya sunmak ve onaylatmak zorundadırlar.
Madde 4.6. Öğrenci toplulukları, çalışmalarını akademik yıl başından itibaren yıl boyunca yürütür. Danışman ve Yönetim Kurulu topluluğun gerçekleştirdiği çalışmalarına ait raporu en geç 15 Haziran’a kadar ÖÇK’ya sunar.
Madde 5. Üyelik Tanımı ve Koşulları
Erciyes Üniversitesi ön lisans, lisans ve lisans üstü öğrencileri topluluklara üye olabilirler. Bir öğrenci birden fazla topluluğa üye olabilir.
Üyelik her akademik yılın başında yapılacak kayıtlarla gerçekleşir. Öğrenciler, üyelik formlarını doldurarak ve ÖÇK tarafından o yıl için saptanan yıllık üyelik aidatını ödeyerek kayıt yaptırmış olurlar.
Son bir yıl içinde topluluk tarafından yapılan en az üç çalışmaya katılmış bulunan üyelerle, yönetim organlarının seçileceği Genel Kuruldan 15 gün önce üyelik başvurusunu tamamlamış olan öğrenciler topluluğun üyesidirler. Bu üyelerin Genel Kurula katılma, oy kullanma, seçme ve seçilme hakları vardır.
Burslu öğrencilerin, durumlarını Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı’ndan belgeledikleri takdirde, üyelik aidatı ödemekten muaf tutulma seçenekleri vardır.
Üyelik yukarıda belirtilen koşullarda her akademik yılın başında yenilenmek zorundadır.
Fahri Üyeler: Erciyes Üniversitesi’nin akademik personeli ve idari personeli ile mezunları (Erciyes Üniversitesi Mezunları Derneği’ne üye olmak koşuluyla) başvuruları halinde topluluklara üye olabilirler. Bu üyelerin Genel Kurula katılma hakları vardır ancak oy kullanmak, seçme ve seçilme haklarlı yoktur.
Madde 5.1. Üyelik yükümlülüklerini yerine getirmeyenler topluluk Yönetim Kurulunun kararı ve ÖÇK’nın onayı ile üyelikten çıkarılırlar. Üyeliğinin sona erdiği, 15 gün içerisinde öğrenciye bildirilir. Bu öğrenci bir yıl süreyle aynı topluluğa üye olamaz.
Madde 6. Topluluk Danışmanı
Danışmanlar üniversitenin tam ve yarı zamanlı öğretim elemanları arasından kendisinin de onayı alındıktan sonra topluluk üyeleri tarafından belirlenir, atanması ve Yönetim Kurulunun oybirliği ile alacağı kararla değiştirilmesi ÖÇK tarafından yapılır.
Danışman; Yönerge, Tüzük ve üniversitenin belirlediği genel ilkeler çerçevesinde topluluk Yönetim Kurulunun belirlenmesini ve topluluk çalışmalarını denetler, yürütülmesinde yardımcı olur.
Topluluğun gereksinimlerine göre bütçe hazırlıklarına yardımcı olur, üniversitenin para, araç-gereç ve yer olanaklarından yararlanmaları için gerekli yönetimsel girişimlerde bulunur.
Çalışma sonrası mali ve verimlilik raporu hazırlanmasını Yönetim Kurulundan ister.
Yönetim Kurulunun çalışmalarını denetler.
ÖÇK tarafından düzenlenen topluluk danışmanları toplantılarına katılarak topluluklar arasında görüş ve işbirliğinin yürütülmesinde katkıda bulunur.
Madde 7. Topluluk Organları ve İşleyişi
Her topluluk
       • Genel Kurul,
       • Yönetim Kurulu,
       • Denetleme Kurulu oluşturmak zorundadır.
Topluluklar yukarıda adı geçen organlar dışında ihtiyaçları doğrultusunda birimler kurabilirler. Ancak bu birimlere Genel Kurul ve Denetleme Kurulunun görev, yetki ve sorumlulukları devredilemez. Bu birimlerin görev, yetki ve sorumlulukları Genel Kurul tarafından belirlenir.
Genel Kurul:
Madde7.1. Genel Kurul toplulukların üyelerinden oluşur. Topluluğun en yetkili organıdır.
Yılda bir defa olağan olarak, ayrıca Yönetim Kurulu veya Denetleme Kurulunun talebi veya üyelerin en az 2/3’ünün yazılı talebi ile olağanüstü toplanır.
Her akademik yıl başında, Genel Kurul çağrısı, gündem belirlendikten sonra ÖÇK yolu ile yapılır. ÖÇK çağrıyı Genel Kurul toplantısından en az yedi gün önce ilan eder.
Genel Kurul ilk toplantısında salt çoğunluğu sağlayamazsa bir hafta sonra salt çoğunluk aranmaksızın toplanır. Kararlar üyelerin salt çoğunluğu ile alınır. Oylamalar gizli olarak yapılır.
Madde 7.1.1 Genel Kurulun Görevleri
       a. Üyeleri arasından Yönetim ve Denetleme kurulları ve bu kurulların yedek üyelerini bir akademik yıl için seçmek,
       b. Kasım ayının ilk haftasında yapılan ÖÇK danışmanlar toplantısına, seçilen topluluk
organlarını ve topluluk çalışma planını sunmak,
       c. Topluluk ilkelerini değiştirmek veya yeniden düzenlemek (bu kararın toplantıya katılanların 2/3’ünün olumlu oyu ile alınması gerekir).
Yönetim Kurulu:
Madde 7.2. Her akademik yılın başında bir akademik yıl için üyeler arasından Genel Kurul tarafından seçilen bir başkan, bir başkan yardımcısı, bir sayman, bir yazman ve bir üyeden (5 kişi) oluşan kuruldur. Yönetim Kurulu seçilirken ayrıca en az üç yedek üye de seçilir.Yedek üyelerin Yönetim Kurulunda karar yetkileri yoktur.
Topluluk danışmanı gerekçe belirtmek kaydıyla Yönetim Kuruluna aday olmak isteyen üyenin adaylığını veto edebilir. Öğrenci birden fazla topluluğun Yönetim Kurulu üyesi olamaz.
Yönetim Kurulu, öğretim dönemleri içinde danışmanın gözetiminde en az ayda bir kez toplanır. Toplantı en az üç asıl, iki Denetleme Kurulu üyesi ile yapılır. Yönetim Kurulu toplantılarına birim temsilcileri de katılabilir; ancak danışman ve birim temsilcileri oy kullanamazlar.
Madde 7.2.1.Yönetim Kurulu kararları oy çokluğu ile alınır. Oy eşitliği halinde başkanın oyu iki oy sayılır. Mazeretsiz üç Yönetim Kurulu toplantısına katılmayan üyenin Yönetim Kurulu üyeliği kendiliğinden sona erer. İstifa veya kendiliğinden sona erme sonucunda boşalan açık üyeliğe aldığı oy sayısına göre sıradaki yedek üye geçer.
Madde 7.2.2. Topluluk Yönetim Kurulu, üyelerine çeşitli görevlendirmeler (etkinlikler, eğitim, iletişim, malzeme ve benzeri sorumluları gibi) yapabilir.
Madde 7.2.3. Yönetim Kurulunun Görevleri
       a. Topluluk çalışmalarının Genel Kurul kararları ve Yönerge hükümleri doğrultusunda yürütülmesini sağlamak,
      b. Olağan ve olağanüstü Genel Kurul çağrısını tarih, yer ve gündemini belirleyerek üyelere duyurmak üzere ÖÇK’ya sunmak,
       c. Yıllık çalışma planı yaparak, ÖÇK’ya sunmak ve uygulamak,
       d. Yıllık çalışma raporu hazırlayarak ÖÇK’ya sunmak,
ÖÇK aracılığıyla kendi ve diğer üniversitelerin aynı alanda çalışma yapan diğer toplulukları ile yazışmalar yapmak, ilişkiler kurmak, işbirliği yapmak, eğitim çalışmaları için toplantı vb. etkinlikler düzenlemek,
     e. ÖÇK’dan onay almak koşulu ile topluluk çalışmalarına ilişkin bülten veya dergi çıkarmak, çıkarılan bültenlerde çalışmalarını tanıtmak,
       f. Yönerge ve Genel Kurul kararlarında Yönetim Kuruluna verilen diğer görevleri yapmak.
Denetleme Kurulu:
Madde 7.3. Yönetim Kurulu tarafından bir akademik yıl için seçilen iki üyeden oluşur. Boşalan asıl üyelik, Yönetim Kurulu tarafından seçilen üye ile doldurulur.
Madde 7.3.1. Denetleme Kurulunun Görevleri
       a) Topluluğun evrakını izlemek,
     b) Saymanlık defterini izlemek, elde edilen gelir ve yapılan harcamaların Yönetim Kurulu kararlarına uygunluğunu denetlemek,
       c) Gerektiğinde Yönetim Kurulu, Genel Kurul ve ÖÇK’ya bilgi vermek,
       d) Genel Kurul toplanmadan önce yıllık denetleme raporunu hazırlamak.
Madde 8. Evrak ve Defterler
T0pluluklar tarafından tutulacak defter ve dosyalar şunlardır:
       a. Üye kayıt defteri: Topluluk üyelerinin adı ve soyadı, bölümü, iletişim adresleri ve imzası yer alır. Bir akademik yıl için düzenlenir. ÖÇK tarafından onaylanmış olmalıdır.
       b. Gelir-gider belge ve evrak defteri,
       c. Demirbaş eşya defteri,
       d. Genel Kurul karar defteri,
       e. Yönetim Kurulu karar defteri,
       f. Yıllık çalışma plan defteri,
       g. Yazışma dosyaları.
Madde 8.1. Toplulukların çalışmaları kapsamında kullandıkları demirbaşların kaydından ve korunmasından Yönetim ve Denetleme Kurulları sorumludur.
Topluluk defterlerinin tutulmasından, yazışmaların korunmasından, çalışmalar ile ilgili belge, fotoğraf gibi topluluk arşivini oluşturacak belgeleri saklamaktan ve ÖÇK’ya sunmaktan topluluk Danışmanı ve Yönetim Kurulu sorumludur.
Disiplin İşleri
Madde 9. Topluluk amaçlarına ve çalışmalarına ters düşen davranışlar içinde bulunan öğrencilere, Danışman, Yönetim Kurulu ve ÖÇK’nın önerisiyle Erciyes Üniversitesi Öğrenci Disiplin Yönetmeliği uygulanır.
Topluluğun Feshi
Madde 10. Topluluklar aşağıdaki hallerde feshedilir:
       a. Genel Kurulun üye tam sayısının 2/3 çoğunluğunun kararı ile feshedilir.
      b. Bir eğitim-öğretim yılında kuruluş amacına uygun çalışmalar yapmayan, çalışma raporunu ve çalışma programını belirtilen sürede ÖÇK’ya vermeyen, belirtilen sürede Yönetim Kurulunu seçmeyen topluluk ÖÇK’nın önerisi ve Rektörün onayı ile yazılı olarak uyarılır. Bir sonraki eğitim dönemi (sömestr) içinde uyarıların gereğini yerine getirmez ise topluluk feshedilir.
     c. Topluluk üye sayısının yönetim ve denetim organlarını oluşturacak sayının (yedek üyeler dahil) altına düşmesi halinde, ÖÇK’nın önerisi ve Rektörün onayı ile feshedilir.
     d. İki öğretim dönemi art arda topluluk çalışmalarını yürütecek asgari sayıda öğrenci üyeliği gerçekleşmez, öğretim yılı başında olağan Genel Kurul yapılmazsa, topluluk ÖÇK’nın önerisi ve Rektörün onayı ile dağılmış sayılır.
Yürürlük
Madde 11. Bu yönerge, Erciyes Üniversitesi Senatosu tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
Madde 12. Bu yönerge hükümlerini Erciyes Üniversitesi Rektörü yürütür.
Geçici Madde. Bu yönergenin yürürlüğe girmesinden itibaren Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı’na bağlı olarak çalışmalarını yürüten topluluklar, bu yönergeye uygun olarak yeniden yapılandırılırlar.