Madde 1-
Amaç ve Kapsam
Bu yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu uyarınca Erciyes Üniversitesi’nin uluslararası ilişkilerini sağlamak, yürütmek ve geliştirmek üzere Rektörlüğe bağlı olarak kurulan Uluslararası Ofis’in kuruluş ve çalışma esaslarını düzenler.

Madde 2-
Ofisin Oluşumu
Ofis; başkanlık, danışmanlık, genel sekreterlik ve grup birimlerinden oluşur. Gruplar başkanlığa bağlıdır. Başkan, ofisin etkin çalışabilmesi için gerekli grup birimlerini kurar ve örgütlenme şemasını rektörün onayına sunar. Başkan, gerekli gördüğünde, yeni grup birimleri kurar ve/veya bazı mevcut birimleri kaldırabilir. Bu durumda başkan, değiştirilmiş örgüt şemasını Rektörün onayına sunar.

Ofis üyeleri; başkan, danışman, ofis genel sekreteri, uzman, grup koordinatörleri ve grup üyelerinden oluşur.

Görevlendirmelerde, başkan, danışman, ofis genel sekreteri, uzman ve grup koordinatörlerinin 1) En az bir yabancı dili uluslararası alanda iletişim kuracak derecede bilmeleri 2) Ofis’in gerekli gördüğü kültürel ve sosyal etkinliklere katılabilecek, organize edebilecek bir birikime ya da yeteneğine sahip olmaları şartı aranır. 3) Ayrıca, grup koordinatörlerinin yönetecekleri grubun çalışma konusuna hakim olmaları görevlendirmeleri için ön koşuldur.

Madde 3-
Başkan, Danışman, Uzman ve Grup Koordinatörlerinin Görevlendirilmeleri, Görevlerinin Sona Ermesi ve Yeniden Görevlendirilmeleri
Başkan, Rektör tarafından atanır.

Danışman, ofis genel sekreteri, uzman ve grup koordinatörleri başkanın önerisiyle Rektör tarafından atanır.

Grup üyeleri, grup koordinatörlerinin önerisiyle başkan tarafından görevlendirilir.

Başkan, danışman, uzman ve ofis genel sekreterinin görev süreleri 3 yıldır. Bu ofis üyeleri yeniden atanabilirler.

Grup koordinatörlerinin faaliyetleri ve performansları altı aylık sürelerle gözden geçirilir. Başkanın olumlu değerlendirmesi üzerine, grup koordinatörleri Rektör tarafından yeniden görevlendirilirler.

Grup üyelerinin görev süresi kendi rızalarıyla veya grup koordinatörlerinin talebi üzerine başkanın onayı ile sona erer. Grup üyeleri, yeniden görevlendirilebilirler.

Görev süreleri sona eren ofis üyeleri, üyelikleri sırasında üstlenmiş oldukları işlere ilişkin olarak, gereken durumlarda başkanın daveti üzerine mevcut ofis üyelerinin çalışmalarına katılabilirler.

Madde 4-
Ofisin Çalışma Düzeni
Başkan ofisi yönetir ve temsil eder, diğer ofis üyelerinin görevlendirilmesinde rektöre tavsiyede bulunur, ofisin bütçesini yapar ve yürütür. Başkan, her akademik yarıyılda en az bir defa olmak üzere ve ayrıca gerekli hallerde, grup koordinatörlerini toplantıya çağırır. Başkan, ofisin yönetimine ilişkin konularda grup koordinatörlerinin görüşlerini alarak hareket eder, ancak, kararları bağımsız alır. Başkan, her akademik yılın başında, bir önceki akademik yıla ait faaliyet raporunu ve ilgili yıla ait faaliyet planını rektöre sunar. Rektör, gerekli gördüğü durumlarda faaliyet planı konusunda tavsiyelerde bulunur ve başkandan ara rapor isteyebilir. Başkan, görevi süresince yürüttüğü faaliyetleri düzenli aralıklarla kaydettiği faaliyet defterini, görev süresinin sonunda ofis genel sekreterliğine teslim eder.

Danışman, ofisin yürütmekte olduğu üniversiteye ait kısa, orta ve uzun dönemli hedeflerin gerçekleştirilmesi yönünde oluşturulan ana plan çalışmalarında, ulusal ve uluslararası düzeyde Üniversiteyi tanıtım çalışmalarında, kampüs ve kampüs-dışı sosyal ve kültürel faaliyetlerin planlanmasında, ilgili kurum ve organizasyonlarla yurtiçi ve yurtdışı bağlantıların gerçekleştirilmesinde başkana yazılı ya da sözlü önerilerde bulunur ve bu eylemlerin gerçekleştirilmesinde başkana yardımcı olur.
Ofis genel sekreteri, başkan ve grup koordinatörleri arasında iletişimi sağlar, ofisin yönetiminde ve ilgili eylemlerin gerçekleştirilmesinde başkana yardımcı olur, ofisin faaliyet planını hazırlayarak uygulanmasını gözetir, başkan ve grup koordinatörlerinin faaliyet defterlerini muhafaza eder.
Uzman, ofisin görevleriyle ilgili konularda gerekli ön araştırmaları yapar, yurtiçi ve yurtdışı bağlantıların kurulup geliştirilmesinde danışmana yardımcı olur, ofisin faaliyet planlarının geliştirilmesi ve uygulanmasında genel sekretere yardımcı olur; başkanın tavsiyeleri doğrultusunda, ilgili raporların hazırlanmasında ofis üyeleriyle birlikte çalışır.
Grup koordinatörleri, başlarında bulundukları grup birimlerini yönetir ve temsil ederler; grup üyelerini ve uzmanları görevlendirerek çalışmalarını gözetirler; uygun gördükleri sıklıkta grubu toplantıya çağırırlar. Grup koordinatörleri, gruplarının çalışmalarıyla ilgili olarak 6 ayda bir düzenledikleri raporu başkana sunarlar. Grup çalışmalarıyla ilgili önemli idari ve akademik gelişmeleri vakit geçirmeden başkana bildirirler. Grup koordinatörleri, görevleri süresince yürüttükleri faaliyetleri düzenli aralıklarla kaydettikleri faaliyet defterini görev sürelerinin sonunda ofis genel sekreterliğine teslim ederler.

Madde 5 –
Ofisin Faaliyetleri
Aşağıda sayılan faaliyetler, Üniversitenin uluslararası ilişkilerini sağlamak, yürütmek ve geliştirmek amacıyla ofisin yürüteceği işler arasında yer alır:
a) Üniversitenin uluslararasılaşma stratejisini saptamak, gözden geçirmek ve uygulamak,
b) Üniversitenin Avrupa Eğitim ve Gençlik Programları ile Çerçeve Araştırma Programlarına aktif bir şekilde katılımını sağlamak,
c) Diğer değişim programlarına katılabilmek için zemin hazırlamak, çalışmalar yapmak,
d) Üniversitenin yabancı kurumlarla ilişkilerini sağlamak, yönlendirmek ve sürdürmek,
e) Üniversitede yürütülecek uluslararası faaliyetleri planlamak ve yönlendirmek,
f) Ulusal ve uluslararası eğitim ve tanıtım fuarlarına ve ilgili olabilecek diğer ulusal ve uluslararası etkinliklere katılmak,
g) Üniversitedeki yabancı uyruklu öğretim elemanları ve öğrencilerin uyum programlarını hazırlamak ve yürütmek.

Madde 6-
Yürürlük
Bu yönerge, Erciyes Üniversitesi Senatosu’nun onayı ile yürürlüğe girer ve Rektör tarafından yürütülür.